Wenn man verantwortlichen Entscheidern in großen Unternehmen das Stichwort e-Invoicing nennt, dann bekommt man meist viele verschiedene Reaktionen. Die einen halten diese moderne Form der Rechnungsstellung für vorteilhaft und kostengünstig, während andere eher einen großen Bogen um das e-Invoicing machen. Nun stellt sich die Frage, warum die einen so denken, während die anderen komplett anders denken. Grundsätzlich kann man sagen, dass es hier so viele Ansichten gibt, weil man ein solches Konzept auch aus verschiedenen Blickwinkeln aus betrachten kann.
Auf der einen Seite kann man mit dem e-Invoicing sehr viel Geld und Zeit einsparen. Jedes Jahr werden in Deutschland über sechs Milliarden Rechnungen verschickt, die meist noch per Post versendet werden. Dies ist mit einem gewaltigen Aufwand verbunden, denn diese Rechnungen müssen zuerst in der EDV aufbereitet und anschließend ausgedruckt werden. Dann werden die Rechnungen in einen Umschlag gesteckt, die Umschläge frankiert und dann muss alles zur Post gebracht werden. Dort sind viele weitere Arbeitsschritte nötig, bis dann die Rechnungen beim Empfänger ankommen und dort dann sortiert sowie zur weiteren Verarbeitung in die EDV des Empfängerunternehmens eingespeist werden. Nun kann man sich natürlich leicht vorstellen, dass diese Arbeitsschritte mit gewaltigen Aufwänden verbunden sind, die auch riesige Kosten verursachen können. Mit dem Internet hat sich diese Situation grundlegend verändert. Nun kann man Rechnungen direkt von einem EDV-System zu einem anderen übersenden. Nach aktuellen Studien kann man bei einem solchen Schritt dann auch über 90% der Kosten einsparen und vor allem die Zeit lässt sich von einigen Tagen auf wenige Sekunden reduzieren. Neben diesen Vorteilen, die besonders die Faktoren Kosten und Zeit betreffen, belasten die Rechnungen auf Papier aber auch die Umwelt.
Doch neben diesen wirklich wichtigen Vorteilen gibt es aber auch gewisse Nachteile, die man in einem Unternehmen zu beachten hat. Zum Beispiel gibt es sehr hohe Anforderungen hinsichtlich der rechtlichen Bestimmungen. Ein weiterer Aspekt betrifft die Technik, die zur Durchführung des e-Invoicing benötigt wird, und dazu muss man dann im B2B Bereich auch die Geschäftspartner in dieses System einbinden, damit diese Prozesse ohne Probleme ablaufen können. Die rechtlichen Vorschriften sind hier wohl die größte Hürde, denn man muss diese zu 100% erfüllen, da es sonst zu kostenintensiven Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt kommen kann. Wichtig hierbei ist zu beachten, dass die Rechnungen elektronisch signiert werden müssen, weil nur hierdurch eine sichere Zuordnung gewährleistet werden kann. Ein weiterer Gesichtspunkt, den man hierbei dringend beachten sollte, betrifft die Archivierung der Rechnungen. Solche Rechnungen müssen auch nach 10 Jahren ohne Probleme zugänglich sein und dies ist in der IT eine große Herausforderung, denn hier wandeln sich die Dateiformate so schnell, dass man ständig Ressourcen aufwänden muss, dass solche Daten auch noch in Zukunft lesbar sein werden.
Die Technik ist eine weitere Herausforderung des e-Invoicing. Die verschiedenen Geschäftsprozesse, die hier optimiert werden sollen, müssen dann natürlich auch auf die Technik abgebildet werden und die entsprechende Software muss implementiert werden. Diese Arbeitsschritte sind relativ teuer und erfordern dann auch einen teilweisen Umbau der Unternehmensorganisation.
Nun stellt sich eigentlich nur noch die Frage, wie die Zukunft des e-Invoicing sein wird und welches Potential in diesem modernen Konzept steckt. Eines ist sicher, dem e-Invoicing gehört die Zukunft, weil bei der klassischen Rechnungsstellung ein gewaltiger Aufwand entsteht, der jedes Jahr milliardenfach abgewickelt werden muss. Die Wachstumsprognosen in diesem Bereich sind gewaltig und es ist anzunehmen, dass man die hier entstehenden Arbeiten dann nur noch über den direkten elektronischen Weg abwickeln kann. Die Vorteile des e-Invoicing liegen auf der Hand, denn mit dieser Hilfe kann man Kosten und Zeit sparen.
Die Sandia eCommerce OHG ist ein Unternehmen, welches die Zeichen der Zeit erkannt hat und auch schon heute auf das moderne e-Invoicing setzt und sich so auf eine erfolgreiche Zukunft vorbereitet. Mit den Kenntnissen und umgesetzten Systemen in diesem Bereich kann die Sandia eCommerce OHG ein großes Wachstum ohne Probleme verarbeiten und so innerhalb kürzester Zeit dann auch neue Märkte erobern.
